Je voudrais commencer cet article par un aveu : je suis sans doute un léger phobique administratif. Et je suis vraiment, vraiment content d’avoir créé mon entreprise en 2018.

Pourquoi ? Parce que nous avons aujourd’hui des outils simples à notre disposition, qui facilitent les démarches, les tâches, la gestion globalement. Cela vaut aussi pour l’État qui quoi qu’on le dise, se modernise.

J’ai passé du temps à comparer et choisir les bons outils pour mon activité. Pour tous ceux qui souhaiteraient se lancer en indépendant, voici ceux que j’utilise au quotidien. Ce n’est pas un article de test, je vous liste juste les noms, à vous de voir ensuite si ces outils conviennent à votre activité. En revanche, n’hésitez pas à indiquer vos outils en commentaires ou à réagir sur certains de mes choix !

Cet article sera tenu à jour si je rajoute ou change d’outils.

Henrri : devis et factures

Henrri est un outil 100% gratuit, édité par des français, en l’occurence le groupe Phosphore, spécialisé dans les TPE-PME. Selon les mots employés sur le site, Henrri est le cadeau du groupe aux TPE-PME qui le font vivre. C’est bien sûr aussi un bel outil de communication, mais en tout cas c’est vraiment très classe je trouve car c’est très transparent. Ils mentionnent aussi que Henrri proposera par la suite des fonctions d’accompagnement avancé qui elles seront payantes.

Henrri fait ce qu’on lui demande, et il le fait bien. Devis et factures, et même un peu de suivi des impayés. Vraiment parfait pour l’usage d’indépendant comme moi. Et tout peut s’exporter, on n’est absolument pas enfermé dans Henrri si on doit un jour passer à la vitesse supérieure.

Qonto

Qonto, c’est la néobanque pour les entreprises qui cartonne ! Vous pouvez d’ailleurs écouter la récente interview de Anh-Tho Chong sur l’excellent podcast Growth Makers, qui nous explique comment Qonto est tout simplement passé de 5 000 à 20 000 clients en 9 mois.

Qonto, ce n’est pas très cher, c’est simple, c’est beau, c’est moderne (transactions instantanées sur compte, accès dédié pour l’expert-comptable), c’est méga pratique (possibilité d’associer aux transactions les factures correspondantes pour réduire l’administratif : YES !). Et en plus le support client est réactif et sympa.

Enfin, il faut savoir que pour créer une boite, il faut des statuts (ce qu’une boite comme LegalStart propose), et un compte bancaire avant d’aller au greffe. C’est ce que Qonto permet précisément de faire, le tout en ligne et dans un temps assez record : 1 semaine en tout pour moi, avec aller-retour avec le cabinet d’expert comptable.

Wemind

Wemind est une solution moins connue que Qonto, mais qui reste intéressante. Elle permet de pallier à la fragilité structurelle des indépendants (pas de CE, pas de responsabilité professionnelle, pas de salaire en cas de maladie, pas de mutuelle, etc.). Wemind fédère donc une communauté qui en cotisant permet d’accéder à ces avantages.

Pour ma part, je n’utilise pour le moment que la partie Wemind Pro qui inclue une protection juridique et la responsabilité civile (ce qui signifie que si je détruis par accident le serveur d’un client contenant tout son business, je crois que je suis couvert !). Je n’ai pas eu besoin de Wemind Home, qui permet à Wemind de se porter garant sur les locations (car vous savez que trouver un logement hors CDI, ce n’est pas facile…), mais c’est une très bonne solution. Et enfin Wemind propose Wemind Care, la partie santé, que je mettrai en compétition le moment venu avec un autre service qui a toute mon attention, et qui lui aussi fait un tabac dans le milieu des startups : Alan.

Timely

Timely est une application qui permet de comptabiliser son temps passé par projet et par client. J’ai beaucoup hésité au départ, car je pensais que je n’en aurais pas besoin. C’était une erreur : très vite, je passais trop de temps sur des tableaux à suivre mes heures.

Certains clients peuvent se suivre facilement parce que je les facture à la journée. Mais d’autres sont au forfait, dans la durée, et je travaille pour eux une matinée, deux heures dans une journée pour une réunion.

J’ai testé plusieurs solutions, et Timely a eu ma préférence. C’est une solution multiplateforme (web, smartphones, tablettes), au design simple et élégant, elle propose des rapports qu’on peut exporter et envoyer aux clients, ce qui permet de travailler dans une transparence qui me plait beaucoup (voir ma déontologie de travail). Elle fait la distinction entre heures planifiées (pour anticiper son emploi du temps et sa charge) et heures réalisées, ce qui est intelligent. Elle propose également plusieurs outils permettant de suivre automatiquement son travail (via l’agenda, les fenêtres sur lesquelles on travaille, etc.). Pour ma part, c’est un peu superflu mais ça pourra servir à d’autres.

Google Drive

Je suis dans une phase où j’essaye de limiter ma dépendance à Google et consorts, mais Google Drive reste la référence pour travailler en collaboratif avec ses clients, et je n’ai donc pas pu y échapper.

Je pense que vous connaissez tous, donc je n’insisterai pas 🙂

Things

Bosser en indépendant, avec plusieurs clients et projets qui se chevauchent et qui sont de taille, durée, nature différentes, ça demande de l’organisation. Après de nombreuses tergiversations (Trello, Rappel d’Apple, Podio, Wunderlist), je me suis finalement fixé sur Things.

Il présente le bon niveau de fonctions avancées et de classement, tout en étant très simple d’utilisation et très centré sur les tâches, ce que je lui demandais (vs Trello qui avait un aspect plus gestion de projet et qui me satisfaisait moins sur la gestion des deadlines). Ce sujet n’est toutefois pas entièrement réglé. Et je précise que Things n’existe que sur Mac.

Feedly + Reeder

De manière générale, et vous constaterez en me côtoyant à quel point j’y crois, la veille c’est la vie. Que vous soyez salarié ou freelance, même rengaine : il faut rester en veille active sur les évolutions métiers et marchés. Nos métiers changent à des vitesses phénoménales, et la formation continue n’est qu’une partie de la solution.

Je fais donc une veille grâce à Feedly qui joue le rôle d’agrégateur RSS et à Reeder qui me permet de lire les articles directement dans une application. Le deuxième n’est donc pas indispensable, c’est une question de confort et de goût.

Voilà pour mes outils du moment ! Si j’en découvre d’autres qui deviennent indispensables à mon activité freelance, je les ajouterai au fur et à mesure.

Si vous avez du temps et que vous voulez découvrir plus d’outils, je vous invite à consulter cet excellent article de Maddyness.

Note : cet article se place dans le cadre d’une série que j’ai commencé à rédiger sur ma nouvelle vie de Freelance. Cette série sera l’occasion pour moi de prendre du recul sur cette nouvelle façon de travailler, de partager mon expérience à ceux qui souhaiteraient se lancer, d’échanger sur certains enjeux intéressants.

Articles de la série freelance

• #8 Le freelance et les réseaux sociaux
• #7 Le freelance, le privilégié et le covid
• #6 Le freelance et les conflits d’intérêt
• #5 Le freelance et le syndrome de l’imposteur
• #4 Être freelance vs salarié, quelques avantages et inconvénients
• #3 Les outils d’un freelance en 2018
• #2 Être freelance, ça veut dire quoi ?
• #1 5euros.com ou la grande braderie des prestations freelance